Archivo Central

El Departamento de Archivo Central tendrá las siguientes funciones:

1. ) Centralizar la documentación tramitada de varias o de todas las oficinas del Ministerio de acuerdo con los plazos de remisión, establecidos en las tablas de plazo de conservación y eliminación de documentos,

1. ) Velar por la aplicación de políticas archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y asesorar técnicamente al personal de la Institución que labore en Archivos de Gestión,

1. ) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, custodiar y facilitar la documentación producida y la que se haya recibido como producto de las funciones del Ministerio,

1. ) Preparar guías, inventario, índices, catálogos y otros instrumentos, así como auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de los documentos que son producto de la gestión del Ministerio,

1. ) Entregar o facilitar a otras instituciones o personas interesadas, copia o reproducción de los documentos que conserva. Los costos correrán a cargo de los interesados,

1. ) Promover cursos para la capacitación del personal a cargo de los Archivos de Gestión, ya sea por medio del propio Archivo Central, el Archivo Nacional o cualquier otra institución atinente,

1. ) Suministrar de una manera ágil, veraz y oportuna la información que requieran los usuarios del Archivo Central,

1. ) Despachar todo tipo de constancias y certificaciones con base en el fondo documental del Archivo Central. Cuando así lo exijan las leyes y reglamentos, el solicitante aportará las especies fiscales y el papel correspondiente,

1. ) Promover la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos,

1. )  Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de la documentación que en él esté depositada,

1. )  Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de las políticas archivísticas del Ministerio,

1. )  Salvaguardar toda aquella documentación que de una u otra manera vea amenazada su integridad por medio de microfilm, así mismo reproducirá por el mismo medio los documentos previa consulta a la Dirección General del Archivo Nacional sobre la planificación y realización del procedimiento,

1. )  Elaborar las tablas generales de plazos de conservación de documentos del Ministerio, basadas en las tablas de plazo de los Archivos de Gestión y someterlas a conocimiento de los Comité Institucional de Selección y Eliminación y Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.