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Subproceso
de Modernización de la Gestión Institucional
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- Analizar
la estructura organizacional y proponer cambios oportunos para adaptar la
estructura organizativa, de acuerdo con las exigencias internas y externas
de la Institución, así como las solicitudes remitidas por el(la) jerarca
para brindar el criterio técnico respectivo.
- Asesorar
a las dependencias del Ministerio en materia de reorganización.
- Verificar
el cumplimiento de los Lineamientos de Reorganización Administrativa
establecidos por MIDEPLAN en cada Informe técnico de reorganización
presentado en esa Oficina.
- Realizar
el seguimiento y evaluación interna de la implementación de la
reorganización administrativa acatando los plazos establecidos por
MIDEPLAN.
- Coordinar
la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos requeridos por
la institución.
- Desarrollar
estudios de productividad relacionados con: optimización del recurso
humano, aprovechamiento del tiempo laboral, estudios de cargas de trabajo,
tomando como insumo manuales ocupacionales, de
procedimientos, de funciones u otros, así como datos estadísticos de
control de la gestión operacional, técnica, profesional o gerencial.
- Coadyuvar
en la gestión integral, calidad y la mejora continua de los servicios que
la institución ofrece a la ciudadanía, diseñando el sistema de gestión
institucional.
- Propiciar
una cultura de autoevaluación como instrumento para el desarrollo de la
organización, focalizada hacia el logro de resultados y la satisfacción de
las expectativas y necesidades de la ciudadanía.
- Diseñar
y proponer herramientas e instrumentos que incentiven la mejora de la
calidad en la gestión de la institución.
- Revisar,
analizar y recomendar la simplificación de los procesos, subprocesos,
etapas o trámites de carácter superfluo y agilizar aquellos de carácter
imprescindible para obtener reducción en los tiempos de respuesta en la
gestión institucional, dirigidos a usuarios internos como externos.
- Promover
el desarrollo de la estructura organizativa institucional, de acuerdo con
los sistemas, métodos, procesos y técnicas modernas.
- Proponer
acciones de mejora referentes a tiempos de atención, metodologías de
trabajo, compensación de carga laboral y todas aquellas que favorezcan la
eficiencia y garanticen la atención integral.
- Elaborar
y mantener los indicadores de gestión, considerando que estos sean
medibles, entendibles y controlables, para evaluar las actividades críticas
de las dependencias del Ministerio.
- Establecer
las normas, estándares y métodos de trabajo, que contribuyan a la mejora de
los procesos, bajo el principio de una mejora en la eficacia, eficiencia y
calidad de los servicios.
- Cualquier
otra de su competencia.
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Subproceso
de Formulación Institucional
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- Recopilar
y suministrar información del Ministerio para colaborar en la formulación
de políticas y estrategias a incluir en el Plan Nacional de Desarrollo.
- Reformular
la Estructura Programática Presupuestaria según las necesidades
institucionales.
- Formular
y modificar el Plan Estratégico Institucional en coordinación con las
dependencias del Ministerio.
- Coordinar
la formulación de la Matriz Anual de Programación Institucional y
Programación Física Presupuestaria, solicitadas por el Ministerio de
Planificación Nacional y Política Económica y Ministerio de Hacienda
- Coordinar
y colaborar con las dependencias del Ministerio de Seguridad Pública en la
formulación de los planes anuales operativos.
- Coordinar
la elaboración de la Memoria Anual Institucional.
- Asesorar
sobre lineamientos técnicos, normas, información y coordinación emitidos
por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
- Elaborar
la metodología e instrumentos que faciliten la formulación de los planes
anuales operativos.
- Coordinar
la formulación de planes, programas y proyectos que soliciten los (las)
jerarcas.
- Realizar
análisis y estudios de la realidad nacional con la finalidad de plantear
posibles instrumentos de planificación, políticas, planes, programas y proyectos
que orienten el accionar institucional.
- Cualquier
otra de su competencia.
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Subproceso
de Evaluación y Seguimiento Institucional
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- Dar
seguimiento al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional.
- Dirigir
el proceso de seguimiento de la Matriz Anual de Programación Institucional
y presupuestaria, solicitado por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio
de Planificación Nacional y Política Económica.
- Monitorear
el cumplimiento de los planes anuales operativos de las diferentes
dependencias del Ministerio de Seguridad Pública.
- Desarrollar
las herramientas técnicas y metodológicas necesarias para facilitar el
proceso de evaluación y seguimiento institucional.
- Rendir
un informe técnico de los resultados obtenidos en las diferentes
evaluaciones que contribuya a la toma de decisiones.
- Realizar
actividades de seguimiento a los planes y proyectos institucionales.
- Brindar
seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo y de Inversión Pública.
- Realizar
verificación de metas reportadas en el Plan Nacional de Desarrollo y de
Inversión Pública y en la Matriz de Articulación Plan - Presupuesto.
- Asesorar
a las diferentes dependencias del Ministerio en la evaluación y seguimiento
del Plan Estratégico Institucional, Plan Anual Operativo y Matriz de
Articulación Plan - Presupuesto.
- Elaborar
las evaluaciones que soliciten los (las) jerarcas.
- Cualquier
otra de su competencia.
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Subproceso
de Inversión Pública
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- Coordinar
el proceso de inversión pública institucional de conformidad con los
lineamientos, metodologías y procedimientos establecidos por el MIDEPLAN y
la Rectoría del Sector Seguridad Ciudadana y Justicia.
- Asesorar
a las unidades institucionales sobre lineamientos técnicos, normas,
información sobre inversión pública emitidos por el Ministerio de
Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), la Contraloría
General de la República (CGR) y otros entes rectores.
- Colaborar
con las dependencias del Ministerio de Seguridad Pública en el diseño de
los anteproyectos y proyectos de inversión pública.
- Elaborar
y monitorear el Programa Institucional de Inversiones Públicas (PIIP).
- Velar
porque las diferentes unidades institucionales cumplan con los requisitos
del SNIP antes de incluir los proyectos en los POI y presupuestos e iniciar
la fase de ejecución de los mismos.
- Coordinar
la inclusión y actualización de los proyectos del BPIP que corresponden a
la institución.
- Fomentar
el adecuado proceso de programación y presupuestación
de la inversión pública institucional.
- Elaborar
informes de avance de los proyectos y de cumplimiento anual del Programa
Institucional de Inversiones.
- Contar
con un inventario institucional actualizado de los proyectos de inversión
pública.
- Promover
la formación de capital humano institucional en la formulación y evaluación
de proyectos de inversión pública.
- Asesorar
y apoyar a los Jerarcas institucionales en la toma de decisiones sobre los
procesos de inversión pública.
- Colaborar
en la Evaluación de Proyectos de Inversión Pública.
- Cualquier
otra de su competencia
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Subproceso
de Control Interno
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- Velar
por la correcta aplicación del Sistema de Control Interno que posibilite la
protección y utilización racional de los recursos institucionales.
- Coordinar
y asesorar en los procesos de Autoevaluación del Control Interno y
Valoración del Riesgo Institucional.
- Desarrollar
metodologías e instrumentos, asociadas con la realidad de las Unidades
Administrativas y Policiales de la institución, que permitan mejorar el
Sistema de Control Interno Institucional.
- Remitir
a los (las) titulares subordinados (as) los lineamientos a seguir en las
diferentes etapas de la autoevaluación.
- Asesorar
en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a los (las)
titulares subordinados (as).
- Velar
porque los controles aseguren y se adecuen al cumplimiento de las leyes,
reglamentos, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y
metas de la organización.
- Verificar
los controles relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas
de información de la entidad y recomendar las medidas correctivas que sean
necesarias.
- Verificar
la implementación de las medidas correctivas recomendadas para la
Autoevaluación de Control Interno y Sistema Específico de Riesgos.
- Preparar
la información para la elaboración del Manual de Políticas y Procedimientos
para la Administración Integral de Riesgos.
- Elaborar
y aplicar planes de continuidad, contingencia y recuperación basados en
aspectos detectados en el Control Interno o una posible materialización de
los Riesgos institucionales.
- Elaborar
y presentar los informes al (a la) superior (a)
jerárquico (a) y al Equipo Gerencial de los instrumentos de Control Interno
establecidos para la Institución.
- Cualquier
otra propia de su competencia.
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